Tips & tricks pentru o ședință eficientă

Motto: “We are going to continue have these meetings everyday, until I find out why no work is getting done”.

Şedinţele sunt o “boală” mai veche a românului. Te-ai întrebat vreodată cum se traduce, de fapt, în termeni de costuri, o şedinţă ineficientă? Care este salariul fiecărui participant implicat şi cât timp consumă în întâlnirea respectivă? De cele mai multe ori, şedinţa nu este nici măcar necesară, managerul nefăcând altceva decât să ceară celorlalţi nişte concluzii sau informări care la fel de bine ar fi putut fi prezentate în note transmise personalului implicat.

Pe de altă parte, cum ne simţim când cineva ne propune o şedinţă? De cele mai multe ori, căscam, ne gândim că ne vom pierde vremea, că va trebui să tolerăm orgoliile celorlalți şi că nu ne vom alege cu nimic…

Liderul face, însă, diferenţa între o şedinţă de succes şi una interminabilă.

Iar dacă suntem noi înşine în situaţia de a convoca o şedinţă, pe baza căreia să luăm o decizie importantă, să rezolvăm o problemă, să dezvoltăm un plan strategic, atunci trebuie să luăm în calcul că managementul unei şedinţe eficiente presupune câteva reguli de bază:

• Setează-ţi obiective clare înainte să convoci şedinţa (ce anume vrei să se realizeze la terminarea şedinţei);
• Informează-i pe participanţi despre convocarea şedinţei şi ce trebuie să pregătească ei;
• Stabileşte intervalul de timp necesar (nu numai când începe, ci şi când se termină);
• Pregăteşte şedinţa (rezervă un spaţiu corespunzător, un interval de timp bine stabilit şi agreat de majoritatea participanţilor, identifică participanţii, schiţează agenda, distribuie materialele necesare în avans);
• Fixează agenda – (agenda va specifica punctele importante ale şedinţei, întrebările, informaţiile necesare şi cât timp se alocă fiecărei probleme). Limitaţi pe cât posibil punctele de discuţie;
• Începe la timp;
• Implică-te activ în conducerea şi facilitarea şedinţei sau desemnează un alt membru al echipei să se ocupe de asta;
• Limitează digresiunile de la subiect;
• Vorbeşte concis, la obiect şi încurajează-i şi pe ceilalţi să facă la fel;
• Creează o atmosferă destinsă şi pozitivă (fără critici la adresa vorbitorilor);
• Sumarizează periodic discuţiile;
• Anunţă, la sfârşitul şedinţei, deciziile cheie luate şi decide cine este responsabil pentru îndeplinirea lor şi termenele limită;
• Încheie întâlnirea la ora anunţată.

Iată şi un mic îndrumar de AŞA NU:

Înainte de şedinţă:

• Convoci şedinţe pentru orice;
• Inviţi pe toată lumea la şedinţă;
• Nu spui nimănui motivele pentru care ai convocat şedinţa;
• Nu pregăteşti nici o agendă a întâlnirii;
• Nu te preocupi de aspectele logistice. Presupui că cei invitaţi vor aduce videoproiector sau ce mai au nevoie;
• Vii la întâlnire cât mai târziu posibil.

În timpul şedinţei:

• Încerci să discuţi cel puţin 10-12 puncte importante (supraîncărcând participanţii de câte ori e posibil);
• Domini discuţia. Mai ales dacă eşti şeful, nu-i laşi pe ceilalţi să-şi expună ideile;
• Spui cât mai des, la orice idee sau propunere făcută ” Da, dar…”;
• Eşti sarcastic. Îi ridiculizezi pe ceilalţi şi îţi pierzi calmul cât mai des;
• Vorbeşti cu alţi participanţi la şedinţă când cineva ia cuvântul;
• Nu intervii pe parcursul şedinţei. Dacă s-a deviat de la subiectul propus sau dacă atmosfera se încinge nu faci nimic pentru a aduce lucrurile la normal;
• Laşi şedinţa să continue la nesfârşit.

Autor: Simona Podgoreanu